Zna li vam se dogoditi da se smijete kad dobijete službeni dokument u kojem piše da trebate sačuvati kopiju za vlastitu evidenciju jer sve te papire stavite samo na hrpu sa svim ostalima? Na kraju vam se dogodi da čuvate hrpu papira u kutiji koja je natrpana u ormar sa stvarima s kojima ne znate što biste. Evo kako se ipak lakše snaći u cijeloj toj gomili važnih papira.
Ispravno pohranjivanje, spremanje i odlaganje financijskih dokumenata nije samo dobar način za smanjivanje nereda i spas od potencijalno košmarne jurnjave s papirima, prenosi N1.
Kako pohraniti svoje najvažnije dokumente
Da živite svojim idealnim životom, skenirali biste svoju najvažniju papirologiju, šifrirali digitalne zapise, a zatim ih pohranili na računalo zaštićeno lozinkom. Tiskane kopije bile bi smještene u vatrootporni sef, bankovni sef ili unutar zaključanog ormara za dokumente.
Ovo se odnosi na dokumente “nikad se ne smije izgubiti” poput:
Kartica socijalnog osiguranja
Rodni list
Vjenčani list
Presuda o razvodu
Police osiguranja
Vlasnički listovi
Knjižica vozila
Oporuka i pripadajući dokumenti
Također biste trebali skenirati i šifrirati svoju putovnicu, vozačku dozvolu i kartice osiguranja. Ali vjerojatno će vam trebati, tako da sef možda nije njihov najbolji dom.
Koliko dugo morate čuvati državnu ili lokalnu poreznu dokumentaciju ovisi o državi i mjestu u kojem živite
Čuvajte ove vrste dokumenata zauvijek
Osim porezne evidencije, općenito gledano, što je evidencija važnija i nezamjenjivija, to ju je duže potrebno čuvati. Neke su stvari toliko važne da ih se nikada ne biste trebali riješiti – dopustite svojim nasljednicima da ih riješe.
Ovo se odnosi na zapise poput:
Revizijska izvješća
Evidencija dionica i obveznica
Otkazani čekovi za važne kupnje
Ugovori i hipoteke koji su još uvijek na snazi
Patenti i vlasnička evidencija
Sindikalni sporazumi
Ljubavna pisma
Čuvajte ove vrste dokumenata sedam godina
Sljedeća razina na popisu “zadrži ili baci” su dokumenti koje biste trebali čuvati sedam godina. To uključuje stvari poput:
Izvješća o nesrećama
Istekli ugovori
Fakture
Evidencija plaća
Osobni dosjei (ako ste dobili otkaz)
Čuvajte ove dokumente tri godine
Ove vrste evidencije manje su važne i trebate ih čuvati samo tri godine:
Bankovni izvodi
Prijave za zapošljavanje
Istekle police osiguranja
Čuvajte ove dokumente dvije godine
Sada dolazimo do manje važnih dokumenata koji bi vam mogli zatrebati, pa ih možete čuvati nekoliko godina. To uključuje dokumente poput:
Rutinsko dopisivanje
Duplikati potvrda o depozitu
Kako pravilno raspolagati financijskim i osobnim dokumentima
Ako ste podatke o plaćama čuvali točno sedam godina, a sada ih želite izbaciti iz svog života, ne biste ih trebali jednostavno baciti u kantu za smeće. To je način na koji se može doći do vaših osobnih podataka, te se netko može lažno predstavljati kao vi i uništiti vam život. Dakle, bilo bi dobro da ih uništite u rezaču papira.
Kućni uništavači papira relativno su jeftini. Bolji se mogu nositi i s kreditnim karticama, a i poprečno režu, što čini spajanje isjeckanih dokumenata vrlo teškim.
